Je hersenen zijn er om ideeën te hebben, niet om ze vast te houden - Your mind is for having ideas, not holding them

Een basisconcept binnen Getting Things Done is 'Your mind is for having ideas, not holding them'. Onze hersenen zijn uniek geëvolueerd om continu nieuwe ideeën te hebben. We zijn echter slecht in het oproepen van relevante informatie op het moment dat we het nodig hebben.

Heel de dag door worden we geconfronteerd met nieuwe vragen, taken, verantwoordelijkheden en ideeën. Het is bijna onmogelijk om alles te onthouden. Laat staan dat je er op het juiste moment aan herinnerd wordt!

Daarom vertrouwen we niet enkel op ons brein, maar maken we ook gebruik van andere systemen. Denk hierbij aan een boodschappenlijstje. Je gaat er niet van uit dat je op het moment zelf in de winkel aan alles zal herinnerd worden wat je nodig hebt. Op voorhand kijk je wat je nodig hebt en schrijf je het op. In de winkel overloop (en doorstreep) je alles.

Binnen Getting Things Done heet dit een extern brein.

Een ander voorbeeld van een extern brein is jouw kalender.

We hebben heel veel afspraken zowel privé als op het werk: meetings met collega's, afspraken met vrienden en familie, hobby's van de (klein)kinderen, ... We rekenen hier niet op onze hersens om altijd en overal op tijd te komen, nee we gebruiken een kalender.

Maar toch gebruiken we geen extern brein voor heel wat andere zaken

De meerderheid heeft geen vertrouwd systeem om alle ideeën en verbintenissen in te bewaren. We rekenen erop dat we er automatisch op het juiste moment aan zullen herinnerd worden.

Wat doe je bijvoorbeeld met:

• Op een familiefeest vertelt iemand over een nieuwe serie op Netflix die jou aanspreekt.
• Je belooft aan vrienden te reserveren volgende vrijdag op restaurant.
• Je krijgt een e-mail met meeting notes vol to do's waarvan een deel ook voor jou.
• Een potentiële klant vraagt om binnen 3 maanden terug te bellen.
• Jouw partner staat verdacht lang stil voor een etalage en zegt hoe leuk dat ene ding is.

Voor sommige, meestal werk gerelateerde, items zal je misschien een systeem hebben. Voor andere dan weer niet. In de verzamel stap (zie ook De 5 stappen van Getting Things Done) is het belangrijk een goed systeem te hebben om alles bij te houden.

Van een systeem naar een vertrouwd systeem

Op zich is 'een' systeem hebben niet moeilijk. Maar niet alle systemen zijn betrouwbare systemen.

Enkele voorbeelden van niet betrouwbare systemen:

• Iets op jouw hand schrijven.
• Post-it's her en der kleven.
• Briefjes in de portefeuille.
• Aan iemand anders vragen om jou eraan te herinneren.

Stel dat je geen vertrouwen hebt in je wekker, hoe goed zou je slapen?

De 2 belangrijkste kenmerken van een vertrouwd systeem:

• Een centrale plaats (app, notitieboekje, cloudware)
• Je bekijkt het regelmatig (een kalender zou ook nutteloos zijn als je er nooit naar kijkt)

Als je dit goed toepast, zal je merken dat er heel wat mentale belasting wegvalt. Je krijgt meer ruimte om creatief te denken. Bovendien zullen familie, vrienden en collega's meer en meer vertrouwen in jou hebben. Jij bent immers de persoon die zich houdt aan alle beloftes!