De 5 stappen van Getting Things Done

De GTD methode bestaat uit 5 simpele stappen om warboel in jouw hoofd te systematiseren en taken af te werken.

1. Verzamelen (Capture)

Heel de dag door krijg je van alle kanten 'input'. Taken, verantwoordelijkheden, nieuwe ideeën, e-mails, telefoontjes, ... We hebben de neiging om naar de 'luidste' en meest recente te luisteren en deze zo snel mogelijk tot een goed einde te brengen. Maar dat is niet noodzakelijk het juiste om op dit moment te doen. Daarom is het belangrijk om eerst alles te kanaliseren.

We spreken van verschillende 'Inboxes' of 'Verzamelplaatsen'. Enkele voorbeelden:

• Werk e-mail
• Privé e-mail
• Post
• Chat programma's zoals Slack, Skype, WhatsApp, ...
• Telefoon/Voicemail
• Agenda van de kinderen
• Portefeuille (bijvoorbeeld bonnetjes van restaurant of parking)
• Boodschappenlijstjes
• Post-its aan de koelkast
• ...
• Maar ook jouw eigen hoofd: telkens je een nieuw idee hebt. Alles van 'Ik moet nog melk halen.' tot 'Ik wil mijn bedrijf verkopen.'.
   

Heel belangrijk bij het verzamelen is dat het snel moet kunnen. Je bent bijvoorbeeld op een netwerkevenement en staat met iemand te praten. Er wordt gesproken over een interessante link of een interessant concept. Iets waar je misschien later nog iets wil mee doen. Als je nu jouw smartphone uithaalt en een formulier met 30 velden moet invullen, ga je de helft van het gesprek missen. Bovendien zal je minder geneigd zijn om snel te 'verzamelen' als het veel werk is.

Zorg voor een gemakkelijke manier. Het kan een klein notitieboekje zijn, of een app waarbij slechts 1 veld verplicht is.

2. Beslissen (Clarify)

Op regelmatige basis (bij voorkeur minstens eenmaal per dag) ga je de inkomende lijst van taken en ideeën verwerken. De 3 woorden die je gisteren op het netwerkevenement in je app gestoken hebt, zitten nu nog fris in het geheugen. Nu kan je beslissen als het effectief relevant is. Niet alles wat 'verzameld' wordt is effectief ook belangrijk. Beslissen iets niet te doen, is ook een beslissing.

Een gouden regel uit Getting Things Done is de '2 minuten regel' (2–Minute Rule):

Als een item op jouw lijst minder dan 2 minuten kost om uit te voeren, doe het dan nu.

Het kost meer tijd en energie om de taak te verduidelijken, te organiseren en later opnieuw op te pikken.

3. Organiseren (Organize)

Eenmaal beslist over het item op de lijst, moet je het op de juiste plaats steken. Is het een taak of een project (volgens GTD is alles wat uit meer dan 1 stap bestaat, een project)? Tegen wanneer wil ik dit klaar hebben? Wat heb ik nog nodig om dit tot een goed einde te brengen? Wanneer moet ik hieraan herinnerd worden? ...

Je kiest zelf hoe je jouw taken organiseert, GTD helpt je op weg en schrijft enkele lijsten voor:

• Wachten op (Waiting for): lijst van taken waarvoor je moet wachten op iemand anders. Je hebt informatie nodig, of moet wachten tot iemand anders een taak uitgevoerd heeft.
• Ooit/Misschien (Someday/Maybe): lijst van ideeën die je misschien ooit wil verwezenlijken. Je wil het idee bijhouden, maar aangezien 'nu' niet het moment is, moet je er niet vaak aan herinnerd worden.
• Telefoneren (Call): lijst van telefoontjes die je moet doen. Handig als je ergens aan het wachten bent of voor in de wagen.
   

4. Reflecteren (Reflect)

De dood van de meeste productiviteitssystemen is gebrek aan reflectie. Met enig oefenen lukken de eerste 3 stappen wel, maar dan 'Life happens' ... Je kan taken niet uitvoeren op momenten die je daarvoor voorzien had door:

• Ongeplande meetings
• Noodgeval bij een klant
• Jij of één van je kinderen wordt ziek
• Je was simpelweg te optimistisch over hoe lang je aan iets ging werken
• ...

Allemaal heel normale zaken, maar hierdoor loopt je lijstje van taken 'Te laat' op. Dit werkt heel demotiverend en geeft een overweldigend gevoel. Hier geven veel mensen op, maar eigenlijk is er niets abnormaal gebeurd.

Bij een lange lijst van taken 'Te laat', geven mensen vaak op. Maar eigenlijk is het heel normaal.

De oplossing ligt in het reflecteren. GTD beschrijft verschillende reflectiemomenten, hier gaan we wat dieper in op één ervan, namelijk de 'Weekly review'.

1x per week, op een vast moment, voer je volgende stappen uit.

1. Get Clear: opnieuw alles in het systeem
   • Verzamel alle losse papiertjes en materiaal (zie ook de verschillende plaatsen uit de stap 'Verzamelen').
   • Maak je 'Postvak In' bakjes leeg: beslis en organiseer
   • Maak je hoofd leeg: doe een mini Mind Sweep
2. Get Current: alles up-to-date brengen
   • Bekijk je takenlijst: zijn er zaken die je kan afvinken, moet je taken verplaatsen? Indien de opleveringsdatum vorige week donderdag was, dan heeft het geen nut om dit in 'Te laat' te laten staan. Bepaal als de taak nog relevant is. Indien wel, kies een nieuwe datum tegen wanneer je het kan afwerken. Probeer zo realistisch mogelijk te zijn met jezelf. Alles op morgen plaatsen is een zekere manier om te falen.
   • Bekijk je kalender van de vorige week: zijn er hier nog zaken die je moet opvolgen?
   • Bekijk je kalender van de komende week: is er nog voorbereiding nodig?
   • Bekijk de 'Wachten op' lijst: van wie moet je nog info krijgen om bepaalde taken te kunnen afwerken? Nu is het het moment om herinneringen uit te sturen.
   • Bekijk de status van de verschillende projecten, doelen en resultaten. Doe dit 1 voor 1.
3. Get Creative: tijd om creatief te zijn
   • Staan er zaken op jouw Someday/Maybe lijst waarvoor de tijd nu rijp is?
   • Heeft het verwerken van de lijst nieuwe ideeën doen opkomen?

Weekly review lijkt veel werk, maar als je het wekelijks doet kost het minder dan een uur. Het zorgt bovendien voor een enorme energieboost.

5. Doen

Getting Things Done is een tool, het is geen doel. Uiteindelijk is het de bedoeling taken en projecten tot een goed einde te brengen. En dat kan enkel door het ook te doen!

GTD geeft de mentale rust om gefocust jouw taken af te werken. Je aandacht wordt niet langer alle richtingen uitgetrokken.