Getting Things Done samenvatting

Getting Things Done (GTD) is een bewezen methodologie voor productiviteit uit het gelijknamige boek door David Allen. Het is wereldwijd gepubliceerd in meer dan 28 talen!

Getting Things Done (GTD) is gebaseerd op het verzamelen, opvolgen en terug ophalen van informatie op het moment dat het nodig is. De doelstelling is de beoefenaar een "Mind like water" te geven, een kalme mentale staat waarbij je met een helder hoofd kan reageren en focussen op wat jouw aandacht nodig heeft.

Focus op wat jouw aandacht nodig heeft, niet wat jouw aandacht eist.

Het is een allesomvattende techniek, het gaat zowel over werk als privé. De meeste andere literatuur richt zich op 1 aspect van het leven. Bijvoorbeeld ondernemen, mediteren, gezonde voeding, sport, relaties, etc. GTD zorgt ervoor dat je alles wat op je af komt kan verzamelen en verwerken op een manier waar je zelf controle over hebt.

Volgens het boek is een belangrijk bron van stress 'Open loops'. Taken of projecten die je aandacht opeisen, maar waarover nog niet beslist is. Het kunnen kleine zaken zijn als melk halen (waar, wanneer, hoeveel, ...?) of grote zaken als een strategische aanwerving in jouw bedrijf. Deze 'Open loops' eisen veel energie op in je hersenen waardoor er minder energie is om te focussen. Je krijgt snel een overweldigend gevoel.

'Open loops' zijn een van de grootste oorzaken van stress. Hoe groot of hoe klein deze loops ook mogen zijn.

Het begint met een Mind Sweep

De meeste mensen hebben tussen de 100 en 300 taken en projecten in hun hoofd rondzweven. Denk hierbij niet enkel aan grote werkgerelateerde projecten, maar ook aan zaken als naar je ouders bellen, afspraak maken bij de tandarts, beslissen over een valentijnscadeau, ...

De bedoeling van een Mind Sweep is alles wat jouw aandacht heeft neer te schrijven.

Maar dan ook echt allemaal! Het resultaat is een overweldigende lijst. Misschien ga je wel even duizelen, maar tegelijkertijd kan het een enorme opluchting zijn. Zolang het enkel in je hoofd zit, heb je geen overzicht.

In de volgende stappen ga je de lijst verduidelijken en zal er snel duidelijk worden rond welke taken je actie kan en wil ondernemen. De lijst wordt op deze manier aanzienlijk korter.

De 5 stappen van Getting Things Done

De GTD methode bestaat uit 5 simpele stappen om de warboel in jouw hoofd te systematiseren en taken af te werken.

1. Verzamelen (Capture): zodra je aan iets denkt, plaats je het in een vertrouwd systeem. Laat het niet rondzweven in je hoofd.
2. Beslissen (Clarify): verwerk de verschillende inboxen van jouw leven op regelmatige basis en beslis wat ieder item voor jou betekent.
3. Organiseren (Organize): eenmaal beslist, plaats je het in het juiste project, bepaal je wanneer je het klaar wil hebben en wat je nog nodig hebt.
4. Reflecteren (Reflect): minstens 1x per week: (her)evalueer de taken op je lijst, bekijk je kalender van de voorbije en komende week, overloop je lijsten en breng alles up-to-date.
5. Doen (Engage): Getting Things Done is een tool, het is geen doel. Uiteindelijk is het de bedoeling taken en projecten tot een goed einde te brengen. En dat kan enkel door het ook te doen!

Lees hier meer in detail over de 5 stappen van Getting Things Done.

Aandachtshorizonnen (Horizons of focus)

Om meer controle te krijgen over wat er allemaal moet gebeuren, kan het behulpzaam zijn om alles op te delen in niveaus. Sommige taken kunnen niet goed aangepakt worden als ze bekeken worden vanaf het verkeerde niveau.

Het is een arbitraire opdeling, maar het is vaak waardevol gebleken om op deze manier te denken.

Het helder maken van deze horizonnen helpen richting geven aan dagdagelijkse beslissingen.

Grond: Agenda en acties

Dit is de benedenverdieping, een groot volume aan acties en informatie om uit te voeren en te organiseren. Hierin zitten e-mails, telefoontjes, boodschappen, etc. Indien er vanaf nu geen nieuwe zaken zouden bijkomen, dan hebben de meeste mensen zo'n 300 à 500 uur nodig om dit alles af te werken.

Horizon 1: Projecten

Projecten definieert Getting Things Done als alles wat meer dan 1 taak bevat. Horizon 1 is een index van alle projecten waartoe je jezelf verbonden hebt.

Horizon 2: Rollen en verantwoordelijkheden

Welke rollen heb jij op het werk, thuis, in de vereniging? Veel projecten en taken vloeien voort uit de verschillende rollen die je opneemt. Deze duidelijk definiëren voor jezelf kan ook helpen bij het kiezen welke projecten je wel aanneemt en welke niet.

Horizon 3: Doelen (1 tot 2 jaar in de toekomst)

In welke richting evolueren jouw rollen? Wat zullen je rollen zijn binnen 12 tot 18 maanden van nu? Weinig mensen hebben nog een vaste taak die ze dag in dag uit uitoefenen. De meeste jobs zijn onderhevig aan continue verandering. Door deze horizon voor jezelf duidelijk te maken, kan je meer richting geven.

Horizon 4: Visie (3 tot 5 jaar in de toekomst)

Wat is het doel en de richting van het bedrijf en/of vereniging(en) waarin jij actief bent? Deze hebben een grote invloed op de richting van jouw rol(len)! Welke externe factoren (zoals bijvoorbeeld technologie) hebben hier invloed op?

Horizon 5: Waarden en levensdoel

Waarom ben jij op deze planeet? Hoe wil je jouw wereld achterlaten? Dit is de ultieme vraag. Heb je de job die je wil hebben? Is dit de levensstijl die jij wenst?

Je werk mag super georganiseerd zijn, maar als je onvoldoende aandacht besteedt aan je familie, gezondheid, vrienden, ... dan ga je nog steeds 'open loops' hebben.