Hoe omgaan met uitstelgedrag?

Mijn naam is Maarten De Block. Ik ben productiviteit trainer bij Productief.eu, zaakvoerder bij EntityOne en CTO bij Heftig. Zoals je merkt, moet ik zelf heel productief zijn om dit alles te combineren.

Ik bespreek de oorzaken van uitstelgedrag en 10 technieken om uitstelgedrag tegen te gaan.

Opgelet, iedereen is anders. Bij niemand zullen alle 10 technieken werken. Kies 2 à 3 technieken die jou het meeste aanspreken en probeer uit. Werken ze niet? Probeer er dan enkele andere uit. Laat je niet ontmoedigen!

Oorzaken

Om een probleem op te lossen, moet je het eerst goed begrijpen. Uitstelgedrag is heel universeel. Heel veel mensen worstelen hier dagelijks mee. Er is dan ook niets mis met jou. Het is heel natuurlijk en deel van hoe we geëvolueerd zijn.

De mens is een overlevingsmachine. Overleven is ons primaire doel. Al de rest is bijzaak. Dus ook de andere doelen die we wensen te bereiken.

Het mechanisme dat hier in werking treedt is die van onmiddellijke voldoening tegenover uitgestelde voldoening.

Je kan continue kiezen wat je gaat doen. Jouw lichaam geeft de voorkeur aan wat het snelst voldoening geeft. Iets eten, Netflix kijken, praatje maken, ... Een taak uitvoeren die later tot voldoening leidt - maar nu lastig is om te doen - wordt ervaren als een pijn. We vermijden pijn en gaan voor voldoening. Ons lichaam kent enkel het hier en nu. Later, is een probleem voor later.

Soms hoor je: “Ik heb druk en deadlines nodig om taken af te werken.” Dit is ons overlevingsmechanisme dat in actie schiet. Mijn job hangt af van dit project en het moet morgen af! Het werkt, maar als je het mij vraagt; is het geen aangename manier van werken. Er zijn betere manieren.

Een tweede mechanisme dat in werking kan treden is paniek. We ervaren paniek hier vooral bij een gebrek aan overzicht. We zien een chaos aan taken en verantwoordelijkheden. We zijn dan geneigd om weg te vluchten en de chaos te negeren. Zo kunnen we het even vergeten.

Wat uitstelgedrag kan verergeren is eeuwig twijfelen en perfectionisme. Beiden zorgen ervoor dat taken veel langer duren dan nodig of nuttig. Of zelfs helemaal niet starten, omdat er nooit een beslissing genomen wordt!

10 technieken tegen uitstelgedrag

Het belangrijkste om uitstelgedrag te overwinnen, is kunnen starten. Alle technieken waarover ik het zal hebben, zijn erop gericht om het beginnen aan een taak gemakkelijker te maken.

Techniek 1: Zorg voor de juiste omgeving

Onze hersenen werken volgens associatie. Zorg voor een omgeving die je enkel gebruikt voor werk en niet voor ontspanning. Een kantoor is natuurlijk een ideale omgeving, maar meer en meer werken we van thuis.

Iedereen kent het idyllische beeld van op een strand liggen met de laptop en een cocktail. Het ziet er leuk uit, maar werkt helaas niet. Het is heel aanlokkelijk om in de zetel of in de tuin te zitten om te werken, maar het helpt je niet vooruit bij het uitvoeren van lastige taken.

Richt een ruimte in die je enkel gebruikt voor werk. Dat hoeft niet een hele kamer te zijn. Dat kan één bureautje zijn op een plaats waar je anders niet zit.

Wat ook kan helpen, is bepaalde muziek of zelfs één bepaald nummer waar je energie van krijgt of goedgezind van wordt. Maak hier je “Battle Song” van waarmee je de lastigste taken aanvalt.

De juiste omgeving betekent ook het aantal afleidingen tot een minimum beperken. Sluit de deur, zet goede muziek op, sluit alle tabbladen die je niet nodig hebt op dit moment, maak duidelijk aan je collega’s dat je nu niet gestoord mag worden, ...

Die laatste is niet altijd gemakkelijk. Hoe maak je aan je collega’s duidelijk dat je niet wil gestoord worden? Enkele tips:

• Als je een kantoor hebt, kan je de deur sluiten.
• Als je in een landschapskantoor of aan een eiland zit, kan je een headset opzetten of een rode Post-it op een zichtbare plaats hangen. Leg uit aan je collega’s dat je op die momenten aan moeilijke taken bezig bent en niet gestoord wil worden. Zolang je dit niet heel de dag doet, zullen jouw collega’s hier begrip voor hebben.
• Plan een meeting in met jezelf als enige deelnemer en ga in de kleinst beschikbare meetingroom zitten. Is het aantal meetingrooms beperkt? Plan dan thuiswerkmomenten in.

Techniek 2: Beperk keuzes

Hoe meer keuze je hebt tussen wat je allemaal kan doen op dit moment, hoe groter de kans dat je niet aan de juiste dingen gaat werken.

Denk even na voor jezelf. Waar vlucht jij het gemakkelijkst naartoe op een moment dat je eigenlijk andere taken moet doen? Is het Netflix, Social Media, nieuws of zijn het andere websites? Installeer een Website Blocker. Er zijn heel wat programma’s en browsers extensies die jou hiermee kunnen helpen. Je hebt ze ook in varianten. Zo zijn er bijvoorbeeld tools die altijd alles blokkeren, maar ook tools die websites op bepaalde momenten van de dag blokkeren of slechts 20 minuten per dag toelaten.

Of is jouw manier van vluchten tijd doden op de smartphone? Zet deze dan uit. Kan je het niet uitzetten, omdat je bereikbaar moet blijven? Zet alle notificaties uit en leg jouw smartphone buiten handbereik, indien mogelijk in een andere kamer. Zo kan je nog steeds horen wanneer je gebeld wordt, maar kan je er minder snel naar grijpen voor niet nuttige zaken.

Zowel websites als apps doen er alles aan om zoveel mogelijk jouw aandacht te trekken. Ze maken gebruik van technieken die op jouw onderbewustzijn werken. Denk aan het automatisch afspelen van een volgende aflevering op Netflix of de notificaties op Facebook, zelfs als er niets te melden valt. Bescherm jezelf tegen deze afleidingen op de momenten waarop je niet afgeleid wil worden.

Is het iets anders? Denk even na hoe je het jezelf net iets moeilijker kan maken om die slechte keuze te maken. Kan je afstand creëren tussen de afleiding en jezelf?

Techniek 3: "Eat that Frog" of laat ze even zitten

"Eat that Frog" is de titel van een boek door Brian Tracy. Het bevat heel wat aanbevelingen om uitstelgedrag tegen te gaan. De belangrijkste aanbeveling is de dag te starten met 1 taak waar je tegenop ziet. 1 lelijke kikker die je rauw opeet. Als je dat gedaan hebt, dan gaat de rest van jouw dag automatisch vlotter. Je hebt een hele grote succeservaring en je bent van een vervelende taak af.

Zoals eerder vermeld, werkt niet iedere techniek voor iedereen. Zelf heb ik heel lang de "Eat that Frog" techniek geprobeerd. Helaas was het enige resultaat dat ik heel de dag naar die kikker keek zonder dat er iets gebeurde. Aan het einde van de dag was niets gedaan en zat die kikker daar nog.

Voor mij werkt het beter om te starten met andere taken die minder lastig zijn om uit te voeren. Zodra ik voldoende andere taken gedaan heb en in mijn flow zit, dan pak ik de kikker aan.

Opgelet, jij bent mij niet en ik ben jou niet. Test uit en kijk wat voor jou het beste werkt.

Techniek 4: Schrijf neer waarom je die taak moet of wil doen

Onze hersenen werken in het hier en nu. Het helpt om het uiteindelijke doel nu in ons hoofd in te prenten. Stel de vraag “Waarom?” aan jezelf tot je bij jouw echte waarom komt. Neem geen genoegen met antwoorden als “Omdat het moet van mijn baas.”

Ik heb bijvoorbeeld een hekel aan administratie en boekhouding. Een mail van mijn boekhouder met als titel ‘Ontbrekende stukken afgelopen kwartaal’ geeft me onmiddellijk stress. Niet verwonderlijk dat deze taak vaak helemaal onderaan mijn lijst komt.

1. Waarom moet ik die ontbrekende stukken zoeken?
   • Omdat mijn boekhouding anders niet klopt.
2. Waarom moet mijn boekhouding kloppen?
   • Als mijn boekhouding niet klopt, riskeer ik boetes.
3. Waarom wil ik geen boetes?
   • Boetes is geld wegsmijten.
4. Waarom wil ik geen geld wegsmijten?
   • Ik heb hard gewerkt voor dat geld. Ik kan er veel leukere dingen mee doen.

Techniek 5: Maak de taken kleiner, veel kleiner

Hoe eet je een olifant? Hapje per hapje.

Word je geconfronteerd met een hele grote taak, dan bestaat de kans dat je een paniekreactie hebt. Het is te groot, te veel, te lastig, …

Hak de taak in kleinere stukjes. Maak ze zo klein dat ze hapklaar zijn. Het is niet nodig om heel het project op voorhand in kleine stukjes te hakken. Anders kom je in een andere vorm van uitstelgedrag terecht, namelijk dat van enkel plannen; maar uiteindelijk niets uitvoeren.

Dit werkt ook heel goed voor taken die eigenlijk niet zo groot zijn, maar waar je - voor welke reden dan ook - maar niet kan aan beginnen. Blijf in stukjes hakken tot het lukt. Dat kan gerust zijn tot in het extreme. Taken kunnen bijvoorbeeld zijn: open Word, type titel, schrijf sleutelwoorden neer in lijstje, … Echt hele kleine stapjes.

Gebruik een blad papier om deze taken op te schrijven en schrap ze, zodra je ze uitgevoerd hebt. Telkens je iets schrapt, laten je hersenen een klein beetje dopamine vrij. Dit is ook gekend als het gelukshormoon. De bal gaat aan het rollen en je begint momentum op te bouwen. Voor je het weet ben je fantastische vooruitgang aan het maken!

Techniek 6: De pomodoro techniek

De pomodoro techniek is een time management techniek waarbij een timer gebruikt wordt om 25 minuten geconcentreerd te werken aan een taak en dan 5 minuten pauze te nemen.

Als je zelf denkt dat je 8 uur aan een stuk geconcentreerd kan doorwerken, dan ben je jezelf blaasjes aan het wijsmaken. We hebben nu en dan even een pauze nodig om kwalitatief werk te kunnen afleveren.

Nadat je dit 4 keer gedaan hebt - dus na 2 uur - neem je een iets langere pauze voor je opnieuw van start gaat.

Belangrijk hierbij is dat je op voorhand weet welke taken je gaat doen. Hierbij komen we bij de volgende techniek.

Techniek 7: Plan je taken

Een mooie afsluiter van je werkdag is de volgende dag inplannen. Doorheen de dag zijn er taken afgewerkt en taken bijgekomen. Bekijk je lijst en kies er enkele uit voor de volgende dag.

Wees hier realistisch! Plan geen 8 uur vol. We zijn vaak heel slecht in het inschatten hoe lang iets gaat duren en we weten niet welke stoorzenders er de volgende dag zullen zijn. Kies maximum 3 taken die je de volgende dag zeker wil doen. Samen mogen ze niet meer dan 3 uur geschatte tijd innemen. Duurt 1 taak langer dan 3 uur, dan moet je het verder opdelen.

Een heel krachtige techniek hierbij is ook 1 taak van strategisch belang inplannen. Strategisch klinkt heel bedrijfsmatig, maar het kan ook voor jou persoonlijk zijn. Wat is 1 iets dat jou echt vooruit kan helpen? Plan 1 zo’n taak in per dag. Of als het niet mogelijk is per dag, plan dan 1 in per week.

Voor mij is dat bijvoorbeeld verder schrijven aan mijn boek. Ik heb altijd een lange lijst van taken waar ik aan kan werken. In tegenstelling tot die taken is er niemand die mij opbelt of mailt om te vragen wanneer ze het resultaat kunnen verwachten. Zo blijft iets dat voor mij persoonlijk belangrijk is vaak heel lang liggen.

Door dagelijks 1 paragraaf op te nemen bovenaan mijn todo lijst gaat het boek wel vooruit.

Techniek 8: Zorg voor een systeem

Mijn productiviteit is pas echt hard toegenomen nadat ik het boek "Getting Things Done" gelezen had.

In 2015 was ik gefrustreerd over mijn eigen productiviteit. Heel veel plannen en ambities, maar te weinig resultaat. Teveel taken en beloftes werden vergeten en mijn grote doelen kwamen maar niet dichter.

Maar we leven in een tijd met ongeziene hoeveelheid beschikbare informatie. Ik wist dat het antwoord moest te vinden zijn. Ik ben blogs en artikels beginnen lezen, naar podcasts beginnen luisteren, heb voedingssupplementen genomen, noem maar op. Wat me opviel is dat er heel vaak verwezen werd naar iets wat "Getting Things Done" heet. Zelden was er iemand die de volledige techniek toepast, maar iedereen haalde er precies wel waarde uit.

Doorheen het jaar is het voor mij heel moeilijk om boeken te lezen, daarom had ik het gekocht voor de reis in de zomer. Zonder internet in de buurt - roaming binnen de EU was toen nog heel duur - lukt het me wel om een boek uit te lezen.

Ik geef een korte samenvatting:

Het begint met een Mind Sweep of Mind Dump

De meeste mensen hebben tussen de 100 en 300 taken en projecten in hun hoofd rondzweven. Denk hierbij niet enkel aan grote werkgerelateerde projecten, maar ook aan zaken als naar je ouders bellen, afspraak maken bij de tandarts, beslissen over een verjaardagscadeau, ...

De bedoeling van een Mind Sweep is alles wat jouw aandacht heeft neer te schrijven.

Maar dan ook echt allemaal! Het resultaat is een overweldigende lijst. Misschien ga je wel even duizelen, maar tegelijkertijd kan het een enorme opluchting zijn. Zolang het enkel in je hoofd zit, heb je geen overzicht.

De GTD methode bestaat uit 5 simpele stappen om de warboel in jouw hoofd te systematiseren en taken af te werken.

1. Verzamelen (Capture): zodra je aan iets denkt, plaats je het in een vertrouwd systeem. Laat het niet rondzweven in je hoofd. Dat kan een app zijn of een notitieboekje.
2. Beslissen (Clarify): verwerk de verschillende inboxen van jouw leven op regelmatige basis en beslis wat ieder item voor jou betekent.
3. Organiseren (Organize): eenmaal beslist, plaats je het in het juiste project en bepaal je wanneer je het klaar wil hebben en wat je nog nodig hebt.
4. Reflecteren (Reflect): minstens 1x per week: evalueer of herevalueer de taken op je lijst. Bekijk je kalender van de voorbije en komende week. Overloop je lijsten en breng alles up-to-date.
5. Doen (Engage): "Getting Things Done" is een systeem, het is geen doel. Uiteindelijk is het de bedoeling taken en projecten tot een goed einde te brengen. En dat kan enkel door het ook te doen! Door goed te organiseren en reflecteren, kan je snel de taken terugvinden waar je nu het best aan kan werken. De rest verdwijnt naar de achtergrond en vragen geen energie meer.

Conclusie: zorg voor een systeem die jou kan helpen om on track te blijven! "Getting Things Done" is een heel goed systeem, maar zeker niet het enige. Zoek wat voor jou het beste past.

Techniek 9: Beweging, voeding en rust

We zien onze hersenen en de rest van ons lichaam vaak als 2 aparte delen: lichaam en geest. Maar in realiteit is er geen opdeling. Je hersenen zijn een klomp vlees van ongeveer 1,5 kg. Alles wat we eten stroomt even goed door onze hersenen als door de rest van ons lichaam.

Als we rommel eten, dan krijgen onze hersenen ook rommel om mee te werken. Een gezonde voeding is van cruciaal belang om productief bezig te zijn.

Je moet je natuurlijk nog kunnen amuseren ook. Hou hier dan ook rekening mee in je planning.

Wist je dat de meeste chirurgen geen ingrepen plannen op maandag? Zo kunnen ze in het weekend ook iets drinken zonder dat het effect heeft op hun werk.

Heb jij een avondje stappen gepland op donderdag? Zet dan geen zware taken op vrijdag!

Hetzelfde kunnen we doortrekken naar beweging en rust. Stop alsjeblieft met een nachtje doortrekken om meer gedaan te krijgen. Slaap op z’n minst 7 uur. Jouw werk zal rapper vooruit gaan en zal kwalitatiever zijn.

Vroeger - in mijn studententijd, maar ook nog lang erna - dacht ik productief te zijn door ‘s avonds laat nog door te werken. Maar er werd zelden iets afgewerkt en als er iets afgewerkt was, dan was ik er niet echt tevreden over.

Bovendien was het de volgende dag heel lastig om mezelf te motiveren. Ik kreeg minder gedaan overdag, waardoor ik ‘s avonds meer moest doen, ...

Nu richt ik op minstens 7 uur slapen. Resultaat: ik krijg veel meer gedaan dan en ik voel me beter.

Techniek 10: De bijzitter

Zit je écht vast? Helpt geen enkele andere techniek om een bepaalde taak te verwezenlijken? Vraag iemand om naast jou te komen zitten en letterlijk op jouw vingers te kijken. Die persoon hoeft niets te doen. Enkel maar toekijken dat jij die ene taak die je wil doen ook effectief doet.

Het klinkt misschien extreem, en geloof me, de eerste keer dat je dit vraagt aan iemand is het heel ongemakkelijk. Dit is mijn laatste reddingsmiddel. Ik vraag mijn vrouw om even bij me te komen zitten met een theetje en toe te kijken.

Ongemakkelijk, maar extreem effectief.