5 online tools voor productiviteit

Er zijn heel veel online tools beschikbaar om jouw productiviteit te verhogen. In dit artikel lichten we de 5 favoriete tools van Getting Things Done trainer Maarten De Block toe.

Lijsten

Binnen Getting Things Done wordt er gesproken van het bijhouden van verschillende lijsten. Iedereen heeft na verloop van tijd een eigen setup en lijsten, maar Getting Things Done raadt aan om te starten met:

Projecten: een overzicht van alles wat je wenst te bereiken die meer dan 1 stap vereist. Het kunnen hele kleine projecten zijn, maar ook hele grote.
Eerstvolgende acties: lijst van alle acties die je kan doen om dichter bij een gewenst resultaat te komen van de projecten.
Wachten op: van wie heb je welke informatie of feedback nodig om verder te kunnen?
Agenda: alle afspraken op een bepaald moment. Het gaat hier niet over deadlines en reminders, deze horen niet thuis op een agenda.

Tool 1: Todoist

Todoist gebruik ik als centrale tool om de meeste van mijn lijsten bij te houden. Het blinkt uit in gebruiksgemak en snelheid. Het is bovendien beschikbaar op zo goed als ieder platform!

Bij Todoist is het ook heel gemakkelijk om nieuwe items toe te voegen. Het is niet nodig om 15 verschillende velden in te vullen, met 1 veldje ben je er al.

Je kan ook projecten delen met anderen. Hierdoor is beperkt gebruik in teams mogelijk, maar ik vind het vooral interessant om bepaalde projecten zoals 'Huis' te delen met mijn partner.

Ik hou hier alle lijsten bij, behalve boodschappen en agenda.

Link (2 maanden gratis pro): https://todoist.com/

Tool 2: Buy me a pie

Een lijst die we allemaal nodig hebben, is de boodschappenlijst. Te vaak vergat ik 1 of meerdere boodschappen. Met deze app kan je heel gemakkelijk alles toevoegen en bijhouden. In de winkel kan je dan schrappen wat je in de kar gelegd hebt. Bovendien kan je de lijstjes ook delen met andere gezinsleden.

Waarom hier geen Todoist voor gebruiken? Het zou perfect kunnen, maar met Buy me a pie heb je nog een paar extra voordelen:

Je kan favoriete boodschappen bijhouden.
Je hebt een overzicht van de meest gekochte boodschappen. Heel handig bij het samenstellen van een nieuwe lijst.

Link: https://buymeapie.com/

Tool 3: Google Calendar

De laatste 'lijst' is de agenda. Het is een van de weinige lijsten die door de meesten al gebruikt wordt! Ik gebruik Google Calendar omdat het overal beschikbaar is en natuurlijk ook goed samenwerkt met alle andere tools. Bovendien kan je ook agenda's delen met anderen.

Link: https://calendar.google.com

Referentiemateriaal

Niet alles is in een lijst te vatten, sommige materiaal heb je nodig om later te kunnen gebruiken of om iets in op te zoeken. Ik maak hier een onderscheid tussen vlugge notities en al de rest.

Tool 4: Google Keep

Voor vlugge notities gebruik ik Google Keep. Je kan het vergelijken met post-it's. De mogelijkheden zijn heel beperkt, maar het gaat razendsnel om een nieuwe notitie te starten. Ik maak er ook gebruik van om info bij de hand te hebben die vaak gevraagd wordt zoals bankrekeningnummers, BTW nummers, etc.

Uiteraard zijn deze post-it's van overal te gebruiken en steeds toegankelijk.

Link: https://keep.google.com

Tool 5: Google Drive

Als het uitgebreider moet, dan maak ik gebruik van Google Drive. Je kan er alle bestanden op plaatsen. Wat Google Drive voor mij interessanter maakt dan andere vergelijkbare tools is:

Heel vlot samenwerken met anderen in hetzelfde document! Zowel in de documenten en spreadsheets.
Scanmogelijkheid op de smarthpone app: je kan alle documenten snel en gemakkelijk inscannen. Zo kan je alle informatie centraal bijhouden.

Link: https://drive.google.com

Bonus: LastPass

Veel tools brengen veel logins met zich mee. Telkens dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord gebruiken is een heel groot risico. Hackers moeten er maar bij 1 tool in slagen om jouw gegevens te bemachtigen en ze kunnen overal binnen!

Gebruik daarom een tool zoals LastPass om veilig overal nieuwe wachtwoorden aan te maken en ze te bewaren. Het is misschien geen onmiddellijk productiviteitswinst, maar het kan een groot verlies aan productiviteit in de toekomst vermijden!

Link: https://www.lastpass.com