Getting Things Done in teams

Getting Things Done in teams

Getting Things Done wordt doorgaans als een individueel systeem gezien. Het is niet nodig dat heel het team Getting Things Done gebruikt om er voordeel uit te halen. Maar als 2 of meer mensen Getting Things Done gebruiken en toepassen, dan krijg je een 1+1=3 effect!

Vertrouwen in elkaar

Teams die goed samenwerken hebben allemaal 1 iets gemeen: vertrouwen. Iedereen vertrouwt erop dat de andere zijn/haar taken op een correcte manier zal uitvoeren. Als je moet twijfelen aan de kwaliteit of tijdigheid van het werk, dan heb je geen vol vertrouwen en kan je het bijgevolg ook niet goed loslaten.

De taak blijft regelmatig in jou opkomen:

  • "Hopelijk is het op tijd klaar."
  • "Ik ga toch niet in de bres moeten springen?"
  • "Is hij het niet vergeten?"
  • ...

Dit vraag energie en zorgt ervoor dat jij je moeilijker kan focussen op je eigen taken.

Weten dat een collega de Getting Things Done regels volgt, laat jou toe om los te laten.

Meer overzicht

De eerste van de 5 Getting Things Done stappen is 'Verzamelen'. Het zorgt voor iedereen persoonlijk, maar dus ook in team, voor een beter overzicht van wat er allemaal moet gebeuren en tegen wanneer. Zo verdien je ook het vertrouwen van klanten en leveranciers.

Gedeelde woordenschat

Wanneer teamleden dezelfde woordenschat gebruiken wordt communicatie efficiënter.

Voorbeelden:

  • "Heb jij die info?" -"Ik heb het opgevraagd bij de klant, het staat op mijn wachten op lijst"
    • Hiermee weet je niet alleen dat jouw collega het opgevraagd heeft, maar dat het ook actief zal opgevolgd worden. Je kan het nu zelf loslaten, of ook op jouw wachten op lijst zetten.
  • "Ik heb een nieuw business idee! Namelijk ..." -"Dat is iets voor op mijn ooit/misschien lijst"
    • Hiermee weet je onmiddellijk dat jouw collega hier geen tijd aan kan of wil besteden op korte termijn. Maar het is iets dat later kan opgepikt worden.
  • "Heb je even voor me." -"Ik ben bezig met mijn wekelijks onderhoud"
    • Klinkt heel raar als je de woordenschat niet kent. Als je het wel kent, dan weet je dat je collega even geconcentreerd bezig is en dat je best later nog eens langskomt.

Accountability partner(s)

Een populair principe bij zelfontwikkeling is een accountability partner: iemand waarmee je een goed voornemen samen uitvoert of iemand waar je 'verantwoording' moet bij afleggen. Deze sociale druk helpt vaak om jouw goed voornemen te verwezenlijken. Denk bijvoorbeeld aan het goede voornemen om meer te gaan fitnessen. Als je samen met iemand anders afspreekt op een bepaald moment in de week, dan is de kans groter dat je er zal staan. Je helpt elkaar door de moeilijke momenten.

Een moeilijke, maar extreem krachtige gewoonte bij Getting Things Done is het wekelijks onderhoud. Door een collectief moment in jouw team af te spreken om deze te doen, verhoogt de kans enorm dat dit een echte gewoonte wordt.

Betere work life balance

Een mens is 1 ondeelbaar geheel. Als het niet goed gaat thuis, neem je dat altijd (deels) mee naar het werk. Omgekeerd natuurlijk ook, als je veel stress hebt op het werk, dan heeft dat ook invloed op je gemoed thuis.

Getting Things Done is een systeem die zowel op het werk als thuis kan toegepast worden.

Hoe vaak komt het niet voor dat je thuis aan je werk aan het denken bent, terwijl je eigenlijk met je partner of kinderen bezig wil zijn? De volgende dag voel je je dan schuldig dat je onvoldoende aandacht thuis geschonken hebt. Het gevolg is dat je op geen van beide plaatsen echt 100% aanwezig was.

Uitwisselen van ervaringen en tools

Kennisdeling is in iedere organisatie van belang. Het zorgt voor verzamelen van alle belangrijke informatie en het helpt mensen efficiënter te werken. Als meerdere mensen met Getting Things Done werken, kunnen ze ook hierover ervaringen, tools, artikels, etc. uitwisselen.

Meer ruimte voor creatieve probleemoplossing

Getting Things Done zorgt ervoor dat je meer mentale ruimte krijgt om creatief na te denken. In teams leidt 1 creatief idee vaak tot een ander, het kan dus een echte katalysator zijn voor verandering!

Het zet de deur open naar moderne organisatiestructuren

Getting Things Done heeft als effect dat je een grote mate van vertrouwen krijgt in elkaar. En vertrouwen is de basis van moderne organisatiestructuren zoals:

  • Zelf sturende teams
  • Holacracy
  • Sociocracy 3.0
  • Gedistribueerde teams
  • Afstandswerken

Opgelet, laat jouw Getting Things Done succes niet afhangen van iemand anders!

In dit artikel zijn we dieper ingegaan op Getting Things Done in team, maar er is ook een valkuil. Als je samen een training gevolgd hebt, is het verleidelijk om samen te slagen of te falen. Als jouw collega het even laat hangen, laat je niet ontmoedigen. Getting Things Done is krachtig in team, maar het is en blijft een individueel toepasbaar systeem.

Wat David Allen over teams te zeggen heeft

Jouw team productiever?

Volg een (In Company) training!